O significado do termo “avença” aplicável ao contexto dos honorários da administração profissional de condomínios é: “Quantia justa, por serviços, durante um certo prazo”.

A prática no mercado português e de forma generalizada na Europa estabelece que, quando o coletivo de comproprietários de um condomínio contrata os serviços de uma administração profissional deverá remunerá-la de acordo com um valor fixo previamente acordado e, regra geral, calculado a partir de um valor por fração.

É do senso comum, que se trata de um sistema de remuneração de serviços adequado ao cumprimento do mandato de administrador e às funções que lhe são assignadas pelo Código Civil, perfeitamente racional e de relativa facilidade de operacionalização, de onde se compreende a universalidade da sua aplicação.

O contrato de avença (Ar.tº 7º do Decreto-Lei Nº 409/91 de 17/10 ) é um tipo de contrato de prestação de serviços, que se aplica quando alguém que pertence a uma profissão liberal presta um trabalho específico na sua área de atividade durante um período de tempo determinado, mediante uma remuneração mensal fixa.

Naturalmente que poderá ser suscitada a aplicabilidade da caracterização de “profissão liberal” ao administrador de condomínios, uma vez que a profissão de per se não se encontra regulada. Apesar desse facto a lista de profissões liberais inclui o numero 15 – “Outras atividades exclusivamente de prestação de serviços” o que enquadra perfeitamente a atividade de administração profissional de condomínios.

Todavia o que se pretende não é tanto a discussão do âmbito fiscal, mas sim do conceito, no que se refere à forma de remuneração do serviço de administração.

Esta forma de relação caracteriza-se também pelo facto de poder cessar o contrato antes do prazo, por iniciativa de qualquer uma das partes envolvidas, sem que haja lugar a indemnização, desde que seja cumprido o prazo de aviso prévio de sessenta dias, que também se enquadra na prática do mercado.

Para melhor entendimento das questões que se colocam a esta forma de remuneração, será útil compreender melhor o que faz parte intrínseca da prestação de serviços de administração de um condomínio.

O administrador, uma vez eleito pela Assembleia do Condomínio, é o órgão executivo e representativo, ou seja, o mesmo é o legal representante da pessoa jurídica e tem a tutela do mesmo no que respeita aos interesses gerais, nomeadamente aos comuns, que não são necessariamente os interesses individuais.

As funções do administrador resultam do artigo 1436.º do Código Civil, sendo que, a Assembleia do Condomínio não pode diminuir ou reduzir as funções que lhe foram atribuídas pela lei, nem limitar as ações a que o administrador está legitimado nos termos da lei.

Assim, as funções do administrador são aquelas que são conferidas pela assembleia de condóminos e pela própria lei, nomeadamente: a convocação da assembleia dos condóminos, a  elaboração do orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano, a verificação da existência do seguro contra o risco de incêndio e  proposta do montante do capital seguro,  cobrança das receitas e gestão das despesas comuns, solicitando aos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas, realização dos atos conservatórios dos direitos relativos aos bens comuns, regulação do uso das coisas comuns e da prestação dos serviços de interesse comum, executar as deliberações da assembleia, a representação do conjunto dos condóminos perante as autoridades administrativas, a prestação de contas à assembleia, garantir  a execução do regulamento e das disposições legais e administrativas relativas ao condomínio, a  manutenção dos documentos que digam respeito ao condomínio.

Um dos pontos de conflito mais comuns na relação entre administrações profissionais e os seus clientes (condomínios) é a grande disparidade na compreensão das partes sobre os serviços que estão incluídos ou não na avença (honorários) contratados.

Esta situação, desconsiderando os exageros, de quem entenda que uma avença deverá incluir serviços sem limite de recursos ou de tempo é uma fonte frequente de conflitos acabando mesmo alguns em resolução judicial dos diferendos.

Naturalmente que o bom senso determina que um valor fixo de honorários respeita a um determinado volume de recursos e horas de trabalho esperado, em termos médios, ao longo do período contratado, tendo em consideração as premissas conhecidas, à partida, respeitantes às funções inerentes ao mandato de administrador.

Deverá, portanto, ser considerado, à priori, que a avença proposta é o valor considerado para a prestação de serviços de administração, considerando o desempenho do mandato de administrador, em situação de normalidade de cumprimento de todos os intervenientes no processo e sem ocorrências extraordinárias.

Seria até de alguma injustiça para o condomínio se o preço proposto para os honorários de administração contemplasse a eventualidade de incumprimentos ou de eventos extraordinários, sem a garantia apriorística que viessem a ter lugar.

Mas, acima de tudo é essencial que se compreenda que sendo a avença ou honorários de administração um valor de partida, a utilização não prevista de recursos ou tempo de execução para tarefas extraordinárias ou devidas a eventos não previstos, não poderá, em caso algum fazer parte da avença, devendo ser objeto de remuneração extraordinária e proporcional aos recursos mobilizados.

Este entendimento não é, contudo, fácil de acomodar e a sua subjetividade conduz amiúde a diferenças de perceção pelas partes, originado conflitos e quebras de confiança.

A solução para obviar este tipo e conflitos que poderão minar a relação entre a administração e o condomínio é garantir que o nível de serviços assegurado pelos honorários propostos seja conhecido e parte integrante da proposta/contrato de prestação de serviços apresentado ao condomínio.

Esta prática, a todos os títulos recomendável, deverá oferecer garantias às partes, do valor efetivo a pagar pelos serviços prestados e do nível de serviços a assegurar pela administração contratada, pelo valor acordado.

De forma opcional, a prática de ser indicada à partida, na proposta de administração, além dos honorários e do nível de serviços acordado uma lista de preços para alguns serviços devidamente tipificados, o que poderá mesmo vir a facilitar a relação da administração com o condomínio e proporcionar uma ideia mais clara do custo em que o condomínio incorrerá face a incumprimentos ou ocorrências extraordinárias.

Uma das questões imanentes do dia a dia da administração de condomínios passa, com grande frequência pela perceção do âmbito das funções da administração, em particular se for profissional.

O Código Civil estabelece que o administrador é o órgão executivo e representativo, ou seja, o mesmo é o legal representante da pessoa jurídica e tem a tutela do mesmo no que respeita aos interesses gerais, nomeadamente aos comuns, que não são necessariamente os interesses individuais.

Ora isto significa em termos práticos que as funções da administração começam e acabam nas áreas comuns do condomínio e não podem nem devem, nessa qualidade, ter qualquer intervenção na esfera privada das frações autónomas ou na relação entre elas.

Apesar de o tema exposto ser essencialmente sobre o valor das avenças/ honorários de administração  não podemos deixar de chamar a atenção para os cuidados recomendados na seleção da entidade que terá por missão administrar e  otimizar os recursos  do condomínio.

É um processo que deverá implicar o conhecimento das suas necessidades, os critérios de qualificação, competências e nível de qualidade a contratar e o valor dos serviços a prestar.

A complexidade dos edifícios, dos seus equipamentos e o crescente nível de responsabilidade inerente à condição de proprietário de uma fração em regime de propriedade horizontal, a par da importância da gestão dos recursos e da valorização do património imobiliário, exigem uma escolha criteriosa do prestador de serviços que será mandatado para administrar as partes comuns do edifício.

Assim, a seleção de um administrador significa procurar quem possa trabalhar com qualidade, competência, capacidade de resposta e preço.

A entidade mais capacitada para trabalhar com o condomínio é a que apresentar a qualificação, experiência e competências a par da tecnologia exigida para gerir o património comum com a qualidade exigida, a preços competitivos dentro do mercado, o que não significa forçosamente o preço mais baixo.

Fonte: APEGAC - Saiba mais aqui